Facturación electrónica: novedades

Recientemente se ha hecho público el borrador del reglamento que regulará la obligación de facturación electrónica entre empresarios. Vea cuáles son las principales novedades previstas y el calendario de entrada en vigor.

 

Antecedentes

Emitir y enviar. La normativa de facturación diferencia entre la obligación de emitir factura y la obligación de enviarla a su destinatario:

• La primera obliga a las empresas a emitir factura por las operaciones realizadas en el marco de una actividad empresarial, salvo las excepciones legalmente previstas.

• La segunda establece la obligación de enviar o entregar la factura al destinatario.

Sistema de facturación. Respecto a la primera de las obligaciones (emisión de la factura), recuerde que en 2026 entrará en vigor la norma que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (SIF) que las empresas utilizan para emitir sus facturas. Para saber si un sistema de facturación cumple con los nuevos requisitos legales, la empresa proveedora del software deberá certificar dicha circunstancia mediante una declaración responsable que deberá encontrarse de manera legible e individualizada en el propio sistema. Y a partir del momento en el que resulte obligatoria la utilización de los nuevos SIF, los contribuyentes que deban utilizarlos podrán optar entre dos tipos de sistemas:

• Sistemas no verificables. Una opción será recurrir a sistemas SIF que no remitan los registros de facturación a Hacienda. Dichos sistemas, considerados no verificables, deberán cumplir numerosos requisitos técnicos que garanticen la integridad e inalterabilidad de los registros.

• Sistemas Verifactu. Otra alternativa serán los sistemas informáticos Verifactu, que se considerarán verificables en la medida en que remitirán los registros a Hacienda por medios electrónicos de forma continuada, segura, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.

• En los sistemas Verifactu los requisitos técnicos serán algo menos exigentes que en los no verificables, pero dichos sistemas Verifactu supondrán el envío automático de los registros a Hacienda.

• Se entenderá que un contribuyente opta por darse de alta en un sistema Verifactu si inicia la remisión sistemática de sus registros a través de la sede electrónica de Hacienda. En ese caso, el uso del sistema Verifactu deberá mantenerse al menos hasta el 31 de diciembre del año del alta (puede ser revocado después).

Facturas a empresarios. Respecto a la segunda de las obligaciones (envío de las facturas), en el año 2022 se aprobó una norma por la que todas las empresas y profesionales –con independencia de su tamaño– van a estar obligados a utilizar facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.

Pendiente de desarrollo. La obligación de utilizar factura electrónica en las operaciones entre empresarios todavía no ha entrado en vigor, ya que está pendiente de desarrollo reglamentario. Pues bien, recientemente se ha hecho público un borrador del real decreto que contiene el reglamento que desarrollará esta nueva obligación. Vea cuáles son las novedades que introducirá y los plazos previstos de entrada en vigor.

 

Supuestos de aplicación

Destinatario empresario. En primer lugar, se establece el uso obligatorio de las facturas electrónicas cuando el destinatario sea otro empresario o profesional que tenga en España la sede de su actividad económica, un establecimiento permanente o bien su domicilio o residencia habitual. Por tanto, si el destinatario es un empresario o profesional que no está establecido en España, no será obligatorio el uso de la factura electrónica.

Además, se establecen algunas excepciones. Así, no existirá obligación de emitir factura electrónica cuando, pese a que el destinatario esté establecido en España, la operación se documente en una factura simplificada (si ésta incluye el NIF y nombre del cliente, dicha excepción no es aplicable). Recuerde que, en general, sólo puede emitirse una factura simplificada (tique) cuando su importe, IVA incluido, no supere los 400 euros. Aunque en determinados sectores de actividad se admite la emisión de tiques de hasta 3.000 euros, IVA incluido.

Sanciones. Las empresas que no atiendan esta nueva obligación de facturación electrónica y que no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no les permitan acceder a ellas tras haber dejado de ser clientes pueden ser objeto de una sanción específica de hasta 10.000 euros.

 

Contenido y funcionamiento

Firma electrónica. Las facturas electrónicas deberán cumplir ciertos requisitos adicionales a los de las facturas actuales, como basarse en lenguajes de programación específicos o estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada (certificado digital). Por tanto, en las operaciones que deban ser facturadas electrónicamente ya no será válido remitir la factura en PDF por correo electrónico.

Sistemas autorizados. Asimismo, la norma en proyecto establece un sistema español de facturación electrónica , que estará formado por las plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado autorizadas (soluciones informáticas ofrecidas por empresas privadas) y por la plataforma pública de facturación electrónica ofrecida por el Estado. Las empresas podrán utilizar exclusivamente una de dichas soluciones o bien combinarlas.

Cuando las partes no hayan acordado expresamente el uso de una plataforma privada, o de una combinación de plataforma privada y pública, se entenderá que han optado por utilizar la solución pública.

Traslado a Hacienda. En aquellos casos en los que se utilicen plataformas privadas de facturación electrónica, éstas deberán remitir a Hacienda una copia electrónica de cada factura emitida . Así pues, tanto si se utiliza la plataforma de facturación pública como una privada, Hacienda tendrá un control absoluto de los datos relativos a las facturas emitidas entre empresarios.

Estados de la factura. Igualmente, se establecen ciertas obligaciones para los destinatarios de las facturas. A través de la solución informática, dichos destinatarios deberán informar al emisor de la factura sobre determinados estados (aceptación, rechazo o pago). La comunicación del pago completo de la factura será obligatoria en todo caso y, además, será comunicada a la solución pública de facturación electrónica (gestionada por Hacienda), independientemente de si se ha utilizado dicha solución pública o una privada.

 

Control de la morosidad

Información compartida. La información que reciba Hacienda sobre las facturas emitidas podrá ser compartida con cualquier administración pública para el ejercicio de sus funciones legales (ayuntamientos y comunidades autónomas). Además, también será remitida al Ministerio de Economía para que realice un seguimiento del cumplimiento de los plazos máximos de pago legales. Con dichos datos, se prevé la elaboración de un listado público de empresas que hayan incumplido los plazos de pago legales en el año anterior y que superen determinados umbrales y cumplan ciertos requisitos.

Ley antimorosidad. Recuerde que, de acuerdo con la normativa contra la morosidad, el plazo de pago es, en general, de 30 días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o de la prestación de los servicios. A partir de ese plazo, se devengan intereses de demora.

 

Entrada en vigor

Plazo previsto. Las nuevas obligaciones de facturar electrónicamente no serán aplicables hasta que no se apruebe la Orden Ministerial que regule la solución pública de facturación electrónica. Además, es probable que la aprobación definitiva de la nueva normativa y de la solución pública de facturación electrónica se dilate en el tiempo, debido a que España debe obtener primero una autorización de la Unión Europea, al tratarse de normativa armonizada a nivel comunitario.

Efectos progresivos. Las nuevas normas entrarán en vigor de forma progresiva:

• Para los empresarios y profesionales con una facturación superior a ocho millones de euros en el año anterior, la entrada en vigor se producirá una vez transcurrido el plazo de un año desde la aprobación de la orden ministerial relativa a la solución pública de facturación.

• Para el resto de los empresarios y profesionales, la nueva normativa entrará en vigor transcurridos dos años desde la aprobación de dicha orden ministerial.

Otros efectos. Además, para aquellos empresarios y profesionales con un volumen de facturación inferior a ocho millones de euros en el año anterior, la obligación de informar sobre los estados de la factura (aceptación, rechazo, o pago) entrará en vigor cuando hayan transcurrido tres años desde la aprobación de dicha orden ministerial.

 

 

Si bien la entrada en vigor de la nueva normativa de facturación electrónica entre empresarios puede dilatarse en el tiempo, una vez entre en vigor supondrá un incremento de las obligaciones formales y del control de Hacienda sobre dichas facturas.