Registro horario 2026: ¿Es obligatoria la digitalización para las empresas?

 

¿Es obligatorio el registro horario digital?

A día de hoy, la normativa laboral no impone que el registro horario deba realizarse en formato digital. La legislación permite cualquier medio, siempre que cumpla cuatro requisitos esenciales:

• Objetividad

• Fiabilidad

• Inalterabilidad (no manipulable ni por la empresa ni por el trabajador)

• Accesibilidad inmediata

Por tanto, el papel o los sistemas manuales siguen siendo legales. No obstante, la práctica inspectora y la jurisprudencia favorecen claramente las soluciones digitales, ya que ofrecen mayores garantías de trazabilidad, control y seguridad jurídica.

Qué debe reflejar el sistema

No es suficiente con disponer de un calendario laboral o un cuadrante de turnos. El registro debe recoger el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, incluidos:

• Trabajadores a tiempo parcial

• Jornadas flexibles

• Teletrabajo

• Sistemas híbridos

El registro debe ser diario y real, no meramente teórico.

Cómo debe implantarse el registro

La organización del sistema no puede establecerse sin procedimiento. El orden legal para su implantación es:

1. Negociación colectiva o acuerdo de empresa.

2. En su defecto, decisión unilateral del empleador previa consulta con la representación legal de los trabajadores.

Implantar un sistema sin respetar este orden puede generar conflictos internos o impugnaciones.

Conservación y disponibilidad

Con independencia del soporte utilizado, los registros deben:

• Conservarse durante cuatro años.

• Estar disponibles de forma inmediata en el centro de trabajo.

• Poder exhibirse ante los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

No es válido que la empresa no pueda acceder a los registros en el momento de una inspección.

Riesgos de un sistema deficiente

El incumplimiento del registro horario genera dos grandes riesgos:

Sanciones administrativas:
La falta de registro o el uso de un sistema no fiable constituye una infracción grave, con multas significativas.

Presunción a favor del trabajador:
En caso de reclamaciones por horas extraordinarias o diferencias salariales, la ausencia de un registro objetivo provoca que la carga de la prueba recaiga sobre la empresa. En la práctica, será muy difícil desmentir las horas reclamadas si no existe un sistema válido.

Protección de datos y sistemas biométricos

En 2026, uno de los aspectos más sensibles es el uso de sistemas biométricos como la huella dactilar o el reconocimiento facial.

La Agencia Española de Protección de Datos exige que, antes de implantar estos sistemas, la empresa realice una evaluación de impacto en materia de protección de datos y justifique su proporcionalidad. El uso de datos biométricos está sometido a un control especialmente riguroso, pudiendo incluso ordenarse la retirada del sistema si no cumple los requisitos legales.

La digitalización del registro horario no es obligatoria en 2026, pero sí altamente recomendable desde el punto de vista de la seguridad jurídica. El verdadero cumplimiento no depende del formato, sino de la fiabilidad y la correcta implantación del sistema. Sin embargo, en un entorno cada vez más exigente y tecnificado, contar con una solución digital adecuada puede marcar la diferencia entre una simple revisión inspectora y una sanción con consecuencias económicas relevantes.