Terminis i requisits legals: Tot el que has de saber sobre l'emissió de factures

Terminis d'expedició i remissió: Quan cal facturar?

El moment en què s'ha d'emetre una factura depèn principalment de qui sigui el destinatari de l'operació:

1. Factures Ordinàries i Simplificades

• Destinatari particular: La factura ha d'expedir-se en el mateix moment de realitzar-se l'operació.

• Destinatari empresari o professional: Hi ha un marge major; ha d'expedir-se abans del dia 16 del mes següent a aquell en què s'hagi produït el devengament de l'IVA.

• Lliuraments intracomunitaris de béns: El termini és el mateix: abans del dia 16 del mes següent a l'inici del transport dels béns.

2. Factures Recapitulatives i Rectificatives

• Recapitulatives: S'han d'emetre com a màxim l'últim dia del mes natural de les operacions. Si el client és professional, el termini s'estén fins abans del dia 16 del mes següent.

• Rectificatives: S'han d'emetre tan aviat es tingui constància de les causes que obliguen a la modificació (per error, devolució, etc.), amb un límit general de quatre anys.

3. La remissió al destinatari

Per norma general, la factura s'ha d'enviar en el moment de la seva emisió. No obstant això, si el destinatari és professional o l'operació s'acull al règim especial del criteri de caixa, l'enviament s'ha de realitzar abans del dia 16 del mes següent a l'operació.

Quins conceptes ha d'incloure una factura per ser vàlida?

Perquè una factura ordinària sigui acceptada per l'Agència Tributària, ha de contenir obligatòriament:

1. Número i sèrie: Numeració correlativa i sèries diferenciades si és necessari.

2. Identificació completa: Nom, raó social, NIF i domicili tant de l'emissor com del receptor.

3. Descripció de les operacions: Detall dels béns lliurats o serveis prestats.

4. Base imposable: Import total de l'operació abans d'impostos, detallant preus unitaris i descomptes.

5. Tipus impositiu i Quota: El percentatge d'IVA aplicat (21%, 10%, 4%) i la quota tributària resultant per separat.

6. Dates clau: La data d'expedició i, si és diferent, la data en què es van realitzar les operacions o es va rebre el pagament anticipat.

Mencions especials obligatòries

Depenent de la naturalesa de la transacció, s'han d'incloure notes addicionals com:

• "Inversió del subjecte passiu" (si el receptor autorrepercuteix l'IVA).

• "Facturació pel destinatari" (si el client emet la factura).

• "Règim especial del criteri de caixa" o referències a exempcions específiques de la LIVA si l'operació no porta IVA.

El compliment dels terminis i la correcta complimentació de les factures és una peça fonamental de la gestió empresarial. No només assegura la transparència davant l'Administració, sinó que facilita el flux de caixa i evita conflictes amb clients professionals que necessiten la factura a temps i forma per a les seves pròpies liquidacions d'IVA. Davant operacions complexes, com les intracomunitàries o règims especials, comptar amb assessorament expert és la millor garantia de seguretat jurídica.