Registro de jornada y reforma inminente: qué deben preparar las PYMES antes de 2026

 

1. Situación actual del registro de jornada

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas deben registrar diariamente la jornada laboral de su plantilla. La normativa obliga a:

• Registrar hora de inicio y fin de la jornada.

• Conservar los registros durante 4 años.

• Garantizar acceso a trabajadores, representantes e Inspección.

• Permitir métodos manuales (papel, Excel), siempre que sean “fiables”.

En la práctica, estos sistemas han generado problemas: falta de trazabilidad, riesgo de manipulación y registros incompletos. A día de hoy, solo un 26% de las PYMES utiliza software específico.

2. La reforma inminente: control horario digital obligatorio

El Ministerio de Trabajo prepara una reforma que entrará en vigor a principios de 2026. Su objetivo es eliminar ambigüedades y garantizar un sistema objetivo, seguro e inalterable.

Principales cambios previstos

• Fin del papel y Excel: solo se permitirán herramientas digitales certificadas.

• Registros inalterables: toda modificación deberá identificar usuario, fecha y hora.

• Mayor detalle:

  • pausas y descansos

  • motivo de las pausas

  • horas extra y su compensación

• Acceso remoto para la Inspección: consulta en tiempo real sin desplazamientos.

• Derecho del trabajador a consultar su registro diario.

La reforma pretende reforzar el control de horas extraordinarias y garantizar transparencia.

3. Cómo preparar tu PYME: pasos esenciales

La adaptación será obligatoria. Estas son las acciones prioritarias:

Implementar un software de control horario

Debe garantizar digitalización, trazabilidad, inalterabilidad y accesibilidad para Inspección.

Definir pausas y descansos

Conviene establecer normas claras, ya que deberán registrarse y detallarse.

Formar a la plantilla

Los trabajadores deben conocer la herramienta y su obligación de fichar correctamente.

Revisar acuerdos de horas extraordinarias

El nuevo sistema hará visible cualquier exceso de jornada, por lo que es necesario regular su compensación.

4. Sanciones por incumplimiento

La normativa actual ya contempla multas de hasta 10.000 euros por infracción, pudiendo aplicarse por trabajador afectado en los casos más graves.
La reforma prevé endurecer aún más el régimen sancionador, especialmente para quienes continúen con sistemas manuales.

La digitalización del registro horario será un requisito legal obligatorio a partir de 2026. Anticiparse permitirá a las PYMES mejorar la gestión laboral, reforzar la transparencia y evitar sanciones costosas. Modernizar el control horario no es solo una exigencia legal: es una oportunidad para optimizar procesos y fortalecer la confianza interna. Si deseas prepararte con seguridad jurídica, podemos ayudarte.