Equipos y gastos en el teletrabajo: lo que debes saber para evitar sanciones

El teletrabajo se ha consolidado como una estructura organizativa con reglas propias que implican obligaciones legales muy claras para responsables de pymes o autónomos con empleados. No formalizar este acuerdo con todos los requisitos legales se tipifica como una infracción grave. Desde octubre de 2021, el régimen sancionador es más estricto, por lo que el orden documental es la mejor defensa para la empresa.

Contenido obligatorio del acuerdo El documento debe incluir obligatoriamente un inventario detallado de los medios, equipos y herramientas, especificando su vida útil y fijando periodos de renovación. Además, debe enumerar los gastos asociados y establecer claramente cómo y cuándo se compensarán. El Tribunal Supremo ya ha invalidado cláusulas que pretendían afirmar que el teletrabajo no genera gastos por compensarse con el ahorro de tiempo o transporte; la ley exige que la compensación sea explícita.

Límites legales y jurisprudencia La justicia permite que la empresa exija el cumplimiento de instrucciones estrictas sobre el uso y conservación de los equipos, e incluso incluir cláusulas para realizar descuentos en el finiquito si el empleado no devuelve los dispositivos. Respecto al equipamiento específico, como sillas ergonómicas, no existe una obligación general de facilitarlas a menos que lo determine una evaluación de riesgos específica para el puesto o se haya pactado por convenio.

Fiscalidad y novedades 2026 Es fundamental comunicar al equipo que los gastos de suministros (luz, IBI o internet) no son deducibles para el empleado. No obstante, desde el 1 de enero de 2026, entran en vigor cambios importantes en la valoración de rentas en especie:

• Uso de vivienda: Si es propiedad del pagador, la valoración pasa a ser el 2% del valor catastral (con un límite del 10% de las restantes contraprestaciones de trabajo). Si es arrendada, la valoración es el coste para el pagador, incluyendo tributos y gastos.

• Transmisión de participaciones: Se flexibiliza el requisito de permanencia de 3 años en casos de fallecimiento, despido o liquidación concursal. En transmisiones posteriores, se aplica la regla de que se entiende transmitido primero lo último adquirido.

La correcta gestión del teletrabajo en 2026 exige un acuerdo formal exhaustivo y una vigilancia constante de las nuevas normativas fiscales. Cumplir con la dotación de medios y la transparencia en la compensación de gastos no solo evita sanciones graves, sino que proporciona seguridad jurídica tanto a la empresa como al trabajador en el nuevo marco retributivo.